Rechnungsprüfungsamt erinnert Stadtverwaltung an Hausaufgaben
Jahresabschlussbericht und Testat des Jahres 2010 vom 20. August 2012
Wesentliche Verträge
„Es bleibt somit (…) zu vermuten, dass möglicherweise neben den genannten noch weitere Verträge nicht enthalten sind und somit weiterhin erhebliche Zweifel an der Vollständigkeit der Datenbank bestehen, da nachweislich Einträge fehlen. Eine ordnungsgemäße, zentrale Dokumentation der abgeschlossenen Verträge, wie sie als Bestandteil des IKS erforderlich ist, ist nicht erkennbar.“
„Es wurden Verträge in der Datenbank nachgetragen. Jedoch bestehen nach wie vor Zweifel an der Vollständigkeit der Vertragsdatenbank.“
Jahresabschlussbericht und Testat des Jahres 2011 vom 17. April 2013
Funktionsfähigkeit des internen Kontrollsystems
„Die Stadt Hilden verfügt über eine ganze Reihe von Bestandteilen eines IKS; ein formalisiertes IKS existiert jedoch mangels Prozessbeschreibungen, regelmäßiger Rückkopplungen der Risikobetrachtungen und des daher auch nicht bestehenden Regelungskreislaufs nicht. Somit kann die Funktionsfähigkeit des IKS der Gesamtverwaltung bislang nur eingeschränkt geprüft werden.“
Jahresabschlussbericht und Testat des Jahres 2012 vom 2. April 2014
Internes Kontrollsystem (IKS) und Korruptionsprävention
„Es wird dringend empfohlen, die Einführung eines IKS [Internes Kontrollsystem] zu initiieren und nachhaltig voranzutreiben“
„Seit 2007 haben lediglich fünf Sitzungen der Arbeitsgruppe ‚Korruptionsprävention‘ stattgefunden.“
IT-Organisation und IT-Sicherheitsmanagement
„Zurzeit gibt es keinen IT-Sicherheitsbeauftragten, keine Arbeitsgruppe und demzufolge kein IT-Sicherheitskonzept. Bisher gibt es lediglich einen Leitfaden für die Umsetzung.“
Einzelprüfungsbericht im Jahr 2012 vom 25. Oktober 2012
Kann die Wirtschaftlichkeit der Straßenunterhaltung verbessert werden?
„Die Verwaltung hält eine Bestandsaufnahme in einem Turnus von 5-8 Jahren einerseits für ausreichend, ist aber gleichzeitig der Ansicht, dass die Zustandsdaten (…) (nach 6 bis 7 Jahren) zu alt sind, als dass eine Auswertung eine vernünftige Grundlage für eine operative Instandhaltungsplanung sein könnte.
„Die Rechnungsprüfung hält es aus Aktualitätsgründen (und um den Inventurvorschriften zu entsprechen) für erforderlich, entweder einen kürzeren Zyklus zu wählen oder aber den Zyklus bei 5 zu belassen, aber in jedem Jahr ein Fünftel aller Straßen zu aktualisieren, und das möglicherweise durch eigenes Personal.“
„Bisher hat keine neue Straßenzustandserfassung stattgefunden, eine solche ist aber noch in 2014 beabsichtigt.“
2. Einzelprüfungsbericht im Jahr 2013 vom 24. Oktober 2013
Vier-Augen-Prinzip
„Ein Vier-Augen-Prinzip findet im Bereich der Sollbuchhaltung nicht statt. Eine Buchung wird nicht – auch nicht in Stichproben – durch eine zweite Person überprüft.“
„Buchungen ab 100.000 Euro können bis einschließlich zur Auszahlung ‚durchgebucht‘ werden, ohne dass eine Gegenkontrolle durchgeführt wird. Sollte die Sollbuchhaltung einmal vergessen, solch eine höherwertige Buchung der Sachgebietsleitung vorzulegen, würde der Betrag ohne Kontrolle trotzdem ausgezahlt. Die Einführung automatisierter Kontrollmechanismen ist zwingend notwendig.“
„Buchungen ab 100.000 Euro sollten vom Programm gesperrt werden, bis sie von einer berechtigten Person kontrolliert und freigegeben wurden.“
Aufnahme und -analyse des Prozesses „Erstgewährung von Hilfen an Flüchtlinge“
„Die redundante Erfassung und Pflege identischer Daten ist unwirtschaftlich und birgt ein Erfassungsfehlerrisiko.“
„Eine Reduzierung der benutzten Dateien/Datensammlungen unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Aspekte würde eine zentrale Erfassung und Pflege aller relevanten Angaben einen Zugriff von allen am Prozess beteiligten Sachbearbeitern ermöglichen.“
„Nach einer Kalkulation der IT sind für den Einsatz eines neuen Verfahrens, mit dem die Daten gesammelt und für die erforderlichen Zwecke zur Verfügung gestellt werden können, ca. 17.000 Euro (zzgl. jährliche Wartung und Pflege) erforderlich. Die HH-Mittel werden erst 2016 zur Verfügung gestellt.“